Une newsletter est un courriel envoyé régulièrement à des personnes qui ont accepté de le recevoir.

Pour une TPE, le plus dur est de savoir quoi y mettre et à qui l’envoyer sans enfreindre la loi.

Cet article vous explique ce qu’est une newsletter, quels formats et contenus choisir, et ce que dit la loi avant votre premier envoi.

Ce qu’est une newsletter, en clair

Une newsletter est un courriel envoyé à intervalles réguliers aux personnes qui ont accepté de le recevoir. Le nom français recommandé est lettre d’information, et on dit aussi infolettre.

Un courriel envoyé une seule fois, pour une offre ou un événement précis, n’en est pas une. Avec une newsletter, c’est vous qui choisissez le rythme, par exemple chaque semaine ou chaque mois, et vos abonnés savent quand l’attendre.

Ce qui fait une newsletter, c’est le rendez-vous et le contenu, pas l’outil qui l’envoie. Vos abonnés savent quand le message arrive et ce qu’ils vont y trouver.

Elle n’a pas besoin de vendre à chaque envoi. Elle peut donner des nouvelles de l’entreprise, des conseils pratiques ou annoncer une nouveauté, et proposer une offre de temps en temps. Pour préparer votre premier envoi, voyez l’offre emailing newsletter.

À quoi sert une newsletter pour une petite entreprise

Une newsletter sert d’abord à garder le contact avec vos clients. Elle leur rappelle que votre entreprise existe, sans attendre qu’ils reviennent d’eux-mêmes.

Elle sert aussi à faire circuler ce que vous publiez déjà : une actualité, une nouveauté ou un article de blog. Un conseil lié à votre métier, envoyé à vos abonnés, peut les ramener vers votre site.

Une newsletter demande de la constance. Un envoi tous les trois mois, puis plus rien, fait vite oublier votre entreprise. Choisissez un rythme que vous tenez, et envoyez des contenus utiles, par exemple un envoi par mois.

Elle ne remplace ni votre site ni vos publicités, elle les prolonge. Sans site, le lecteur n’a nulle part où aller. Gardez une liste propre : les adresses inactives ne servent à rien.

Les formats possibles et leur mise en page

Texte brut ou HTML

Le texte brut est un message simple, sans mise en page ni image. Le HTML organise le texte et les images dans une vraie mise en page, avec boutons et couleurs.

Le HTML demande plus de travail : testez-le sur téléphone et sur ordinateur avant chaque envoi. Pour une image importante, ajoutez un texte alternatif : il décrit l’image si elle ne s’affiche pas ou si une personne utilise un lecteur d’écran.

Le tableau compare les deux formats sur trois critères.

Critère Texte brut HTML
Aspect Texte nu, sans couleur ni bouton Mise en page avec couleurs, images et boutons
Poids Léger, il s’envoie vite Plus lourd, à cause des images et du code
Risque d’affichage Faible, identique partout Plus élevé, la mise en page peut casser selon l’appareil

Une colonne ou plusieurs colonnes

Pour un message court, prenez une seule colonne. Les éléments se suivent de haut en bas, et le lecteur les lit dans cet ordre sans effort.

Si vous en mettez plusieurs côte à côte, vérifiez leur ordre sur téléphone : sur petit écran, le lecteur peut lire la colonne de droite d’abord.

Affichez le message sur téléphone avant l’envoi : le texte doit rester lisible et les liens faciles à repérer.

Quels contenus mettre dans une newsletter

Commencez par ce qui rend service au lecteur : un conseil ou un tutoriel. La promotion vient après, ou reste rare. Le choix dépend de votre métier et de ce que vos abonnés attendent.

Si vos clients sont des professionnels, partagez des conseils liés à leur métier ou des invitations à des événements de votre secteur. Vous restez présent sans vendre à chaque envoi.

Un message court suit presque toujours le même plan :

  • Quelques lignes d’introduction, pour dire qui écrit et pourquoi le lecteur reçoit ce message.
  • Deux ou trois contenus utiles, chacun avec un titre clair et un lien dont le nom dit ce qu’on y trouve. Pour préparer ces contenus, voyez la création de contenu.
  • Un appel à l’action, c’est-à-dire une seule demande : lire l’article, répondre ou prendre rendez-vous.

Consentement : quand l’envoi est permis

Clients et particuliers

Pour envoyer une newsletter de prospection à un particulier, demandez son accord avant le premier envoi. Cet accord doit être libre, précis et donné en connaissance de cause.

Concrètement, ajoutez une case à cocher dans le formulaire, laissée décochée par défaut : c’est au visiteur de la cocher lui-même. Accepter les conditions générales ne suffit pas.

Après une vente ou une prestation, vous pouvez proposer des produits ou services analogues sans case à cocher, si vous avez recueilli son adresse, prévenu qu’elle servira à cela, et permis de refuser gratuitement dès la collecte et à chaque message.

Sans achat, un compte créé ne suffit pas. Sinon, proposez une case : « Je souhaite recevoir par courriel les actualités et offres de [nom de l’entreprise]. » Laissez-la décochée.

Professionnels en B2B

Pour un professionnel, la règle change. Vous pouvez lui écrire sans accord préalable si votre message touche à son activité professionnelle, par exemple une offre pour le métier qu’il exerce.

Dans ce cas, indiquez-lui comment vous avez obtenu son adresse et l’usage que vous en faites. Ajoutez un moyen simple de refuser les prochains messages, comme un lien de désinscription.

Adresses recueillies lors d’un événement

Vous avez recueilli des adresses lors d’un salon, d’une soirée ou d’un stand ? Ne les inscrivez pas automatiquement à votre newsletter. La personne a donné son adresse pour une autre raison, pas pour recevoir vos actualités.

Demandez-lui son accord pour cet usage, par une case qu’elle coche elle-même. Sans son accord, ne l’ajoutez pas, même si elle vous a laissé ses coordonnées.

Ce que le formulaire d’inscription doit expliquer

Au moment de recueillir l’adresse, indiquez le nom et les coordonnées de l’entreprise responsable des données. Si vous avez un délégué à la protection des données, donnez aussi ses coordonnées.

Ensuite, dites pourquoi vous collectez l’adresse, sur quelle base juridique (le motif légal qui l’autorise), et qui reçoit les données. Si elles partent hors de l’Union européenne, dites-le aussi. Ainsi, la personne sait à quoi elle s’inscrit.

Ajoutez aussi :

  • Demandez seulement l’adresse électronique, qui suffit pour une newsletter. Sans elle, l’inscription n’est pas possible.
  • Gardez les données jusqu’au retrait du consentement, trois ans au plus après le dernier contact. Une ouverture de courriel ne compte pas comme contact.
  • Rappelez les droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, retrait du consentement et saisine de la CNIL.
  • Purgez régulièrement les prospects inactifs.

Les mentions obligatoires dans chaque envoi

Chaque message doit dire quelle entreprise l’envoie. Pour un courriel de prospection, nommez l’entreprise pour le compte de laquelle il part.

Ajoutez aussi des coordonnées valables, comme une adresse de courriel ou un numéro de téléphone, pour que le lecteur puisse demander l’arrêt des envois. Vérifiez régulièrement que cette adresse est bien lue.

Mettez un lien de désinscription dans chaque message, en bas, bien visible. Le lecteur doit le repérer sans chercher. Un lien, un formulaire ou une réponse par courriel suffisent.

Pour l’objet, écrivez ce que contient vraiment le message, et ne cachez pas le nom de votre entreprise. Un objet qui promet autre chose fait ouvrir le message, mais le lecteur déçu repart aussitôt.

Désinscription : le lien doit fonctionner

Quand quelqu’un demande à se désinscrire, prenez sa demande en compte au plus vite et retirez son adresse de la liste d’envoi.

Le lien doit aussi marcher en un clic, sans compte à créer ni connexion à faire. Chaque étape en plus fait perdre des lecteurs, et certains préfèrent signaler le message comme spam.

Pour rester dans les règles, faites ces vérifications régulièrement :

  • Testez le lien de désinscription et contrôlez que l’adresse sort bien de la liste d’envoi.
  • Répondez à une demande d’accès à des données dans un mois au plus.
  • Pour la traiter, envoyez une copie des données liées à l’adresse, avec leur usage et leur durée de conservation.
  • Ajoutez cette mention dans vos envois : « Pour consulter, corriger ou supprimer vos données, écrivez à [adresse de contact]. »

Savoir si la newsletter fonctionne

Pour savoir quels sujets intéressent vraiment vos lecteurs, regardez ce qu’ils font après l’envoi : les clics et les demandes de contact. Un lien qui mène souvent à une demande mérite d’être repris.

Pour relier un clic à une demande, ajoutez une balise de suivi à chaque lien, puis comparez les visites venues de ce lien aux formulaires reçus. Pour mettre ce suivi en place, voyez crm et automatisation.

Ne prenez pas le taux d’ouverture pour une preuve de lecture. Certaines messageries chargent seules les petites images qui comptent les ouvertures, donc un message peut être compté comme ouvert sans que personne ne l’ait lu.

Surveillez plutôt les désinscriptions. Si elles augmentent nettement d’un envoi à l’autre, il faut agir : espacez les envois, changez le contenu ou revoyez la liste des destinataires.

Une newsletter est un courriel envoyé à rythme régulier, uniquement aux personnes qui ont accepté de le recevoir. Gardez un rythme que vous tenez et des contenus utiles.

Avant d’envoyer, vérifiez que chaque adresse vient d’un accord clair. Puis écrivez votre premier message et testez-le sur téléphone.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre un email et une newsletter ?

Un email est un message envoyé par courriel. Une newsletter est un email d’information envoyé aux personnes inscrites, souvent à plusieurs reprises. La différence tient donc à deux choses : des destinataires qui se sont inscrits, et des envois qui reviennent.

Combien de fois par mois faut-il envoyer une newsletter ?

Il n’y a pas de nombre fixe : le bon rythme dépend de la quantité d’informations utiles que vous avez et pouvez préparer régulièrement. Si vous n’avez de quoi écrire qu’une fois par mois, n’envoyez pas plus souvent.

Peut-on envoyer une newsletter sans demander l’accord des destinataires ?

Non, pour un particulier, il faut en principe son accord avant le premier envoi.

Seule exception : un client qui vient d’acheter chez vous peut recevoir des offres analogues, à condition de l’avoir prévenu et de pouvoir refuser gratuitement à chaque message.

Faut-il déclarer sa newsletter à la CNIL ?

Non. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la déclaration préalable à la CNIL n’existe plus. Vous tenez un registre de vos traitements, ne collectez que les données utiles, prévenez vos abonnés de l’usage de leur adresse et respectez leurs droits. La CNIL, la Commission nationale de l’informatique et des libertés, peut contrôler à tout moment et recevoir les plaintes.